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基于軟件的視頻會議系統的原理與硬件視頻會議系統基本相同，不同之處在于其MCU和終端都是利用高性能的PC機與服務器結合的軟件來實現。

會議需求：需要安裝12個會議麥克風，主會場會場大概100平米，通過一臺筆記本和網絡連接，音視頻設備連接。

解決方案：根據客戶需求，從可操作和要求有盡量合理的性價比來說，對各類型多媒體會議室，我們建議：

1、視頻

輸出：如果是大型會議場地，一般準備兩套常規的投影儀(幕)，一套讓現場觀眾看，一套讓主席臺領導和發言者看(這套也可以是電視)；如果是小型圓桌型會議室，只要一套即可。

輸入：稍微好點的攝像機，通過BNC口，或AV口接視頻采集卡到PC；如果要求更高，則由一臺小型切換臺，帶2-3臺攝像機，小型切換臺的輸出接入到PC；還有一種自動化會議室，就是在會議室部署三臺不同方向的專用攝像機，桌面放麥克風，誰按發言按鈕，畫面就自動切換到對該發言人的攝像機。

2、音頻

輸出：大型場地：調音臺、功放、專業音箱；普通會議場地：PC接帶功放的音箱。

輸入：大型場地：專業麥克、調音臺輸出接入到PC；普通場地：無線麥克或品質好些的麥克，可連接一臺回聲抑制設備。

3、PC

主會場：通常部署兩臺PC，一臺做網絡會議主持人，另一臺做助手(同時也是主持人備用機)；分會場：一臺PC即可；PC配置：主流配置即可，內存適當加大到1G-2G。

4、寬帶接入

根據網絡會議期間使用視頻路數、規格額定，基本要求每個機器能有1M帶寬的保證；接入指標：盡量保證Ping到主服務器的時延小于50ms、丟包小于2%。上述方案相對性價比較高，部署比較容易，可控制性也較高，同時，與會者都能充分利用我們網絡會議的各種功能，而市場上常規的設備也均能滿足使用要求。

5、與第三方會議系統的無縫連接。