視頻會議從過去僅在政府、大企業中應用，向中小企業和普通民眾普及；產品軟件化是指控制端從專用MCU向云計算平臺演進，終端從專用硬件設備向可安裝在PC、平板電腦、智能手機等通用平臺的會議程序演進；應用多元化是指從傳統的開會、培訓向遠程會商、遠程醫療、VTM服務、指揮調度等創新性應用發展。
軟件視頻會議系統給人的印象大多是面向低端應用、價格低、體驗差。當然，體驗差也是由于網絡帶寬、PC性能、外設（攝像頭、耳麥）品質等條件限制，也有一些產品在軟件算法上存在瑕疵。盡管如此，軟件視頻會議系統當時仍被業界認為是更具發展潛力的系統，因為它成本低、部署快，在安裝、使用、維護、升級等方面有很高的靈活性。而且從當時的發展形勢看，PC性能的提高和外設的豐富，以及基礎網絡帶寬的成倍增加，使視音頻的高素質采集、傳輸不再是問題；強大的數據功能，通用平臺的開放性可以很方便地做集成開發，輕松融入其它應用系統。
視頻會議系統方案的搭建：
一、投影、顯示系統
視頻會議一般在空間較大的室內設立，在大屏幕顯示設備的選擇上，可有顯示屏拼接、投影拼接、LED拼接等，相比之下，投影拼接效果最好而且成本相對較低。用戶可利用投影拼接出弧形顯示畫面、超寬幅拼接畫面等。
二、多媒體會議控制系統
會議系統一般采用智能集中控制系統。由中央控制器、傳輸設備、音視頻設備、遙控設備、投影設備、周邊設備等組成�？梢酝ㄟ^無線或有線觸摸屏進行控制。實現菜單式操作或模式化操作功能，變換會議的形式，如會議模式、講座模式、多媒體演示模式、談判模式等。
三、會議系統
會議設備從技術上分有模擬和數字之別;從物理通信連接上分為：手拉手(線入線出連接，同時又分聲控啟動和按鍵工作)、手拉手+無線發射(一般是單向的，既沒有擴聲喇叭單元)、紅外線(雙向)、自動混音、人工調音、媒體矩陣等方式。會議設備主要完成會議場內講話內容的傳播以及現場視頻攝制。
四、音頻傳輸及控制系統
一般個業的視頻會議采用集中管理方式，同時各個會議室連通作為主附會場。此時設計要整體歸一的考慮問題，盡量滿足各個部分相互通訊，可以將主會場的信號向各個分會場傳輸，同時主會場也可接收分會場的信號。
五、音響擴聲處理系統
一般音頻數字媒體控制系是在固有模塊下嵌入式音頻控制系統，具備一套實時PC軟件系統,通過這套系統可以控制任何一項參數。用戶界面采用類似模擬調音臺的界面,這樣所有的設定非常的清楚、直觀，更具互動性。
