對于公司來說，資金是決定其發展的重要因素之一，因此對于公司而言，尋找如何降低成本就顯得非常的重要，視頻會議種種優勢，使得它越來越受用戶的歡迎。視頻會議有助于使協作和溝通更快更容易，企業也能從中獲得巨大的利潤。如果您想享受完美體驗，那么如下幾點能夠讓視頻會議變得更加高效。
1.熟悉視頻會議中的工具
基本每個人都對現在連接視頻會議大致有點了解，這完全歸功于各種可用的應用程序。目前，從遠程呈現會議室能夠花費數百到數千美元，到使用專用硬件的終端系統，到低成本的軟件系統服務，有許多不同類型的視頻會議工具能供選擇，不論您是參與者還是會議主持人，花時間了解視頻會議軟件與視頻會議的硬件終端以及您將使用的服務系統對您而言都是很重要。您應該提前了解這些，以便在會議開始時不會遇到任何問題。
2.視覺效果非常重要
假如在視頻會議室中，則應把視頻會議終端放在靠近中心的顯示屏上方。如果有雙屏系統，則理想情況下，相機應放置在顯示器之間的中間附近，以幫助眼神接觸。
此外，顯示器的安裝方式必須使圖像底部正好位于會議桌的高度之上。而選擇一個具有良好的視覺體驗的視頻會議軟件也是您不錯的選擇，能讓參與者獲得猶如親臨現場的視覺效果。
3.檢查聲音
視頻會議中麥克風應該提前準備，如果無法避免背景噪音，請不要忘記使用靜音按鈕。
如果一個房間中有多個參與者，那么最好在兩個參與者之間使用一個麥克風。通話結束后，請不要忘記關閉音頻和視頻功能，以避免共享任何機密信息。
4.投入和參與
假如您希望視頻會議取得圓滿的成功，請不要僅僅嘗試講課的方式，要和觀眾有互動。切勿單調閱讀任何PowerPoint幻燈片。最好在視頻會議過程中經常提問，以便令所有參會人保持參與感，并盡可能嘗試通過他們的名字來解決問題。為了讓每個人都參與其中，最好使用視頻會議的一些協同功能，例如桌面共享、電子白板等。
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